Inhämtade personuppgifter
Det finns olika skeden vid uthyrning av bostäder. När bostad sökes, när bostad erbjuds, när hyresförhållandet pågår och när hyresförhållandet har upphört.

De personuppgifter som Nynäshamnsbostäder kan komma att behandla i olika skeden, och är personuppgiftsansvig över, är namn, adressuppgifter, lägenhetsnummer, telefonnummer, personnummer, kundnummer, e-postadressfamiljeförhållanden, ekonomiska förhållanden, boendeförhållanden, arbetsgivarens namn, språkpreferens, inkomster, kreditupplysningar, borgensman, referenspersoner, anställnings-och arbetsgivarintyg, äktenskapsskillnad, betalningsförsummelser, autogiro, el-förbrukning, vattenförbrukning, värmeförbrukning, förekomst av ohyra, misstanke om brottslig verksamhet, störningar i boendet och passageloggar i elektroniska nyckelsystem.

Personuppgifter som du delar med oss kan ske via olika kanaler:
• Du har ett ärende och kontaktar oss via e-post, telefon, brev eller webbformulär
• Via Mina Sidor
• Via besök i receptionen
• Du besöker vår hemsida

Dessa uppgifter kan komma att kompletteras och uppdateras över tid.

När du ställer dig i vår bostadskö
Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du erbjuds en bostad hos oss
När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds ett särskilt boende eller gruppboende kommer vi att hämta in beslut från socialnämnden.

Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet.

Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar.  Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan.

Under hyresförhållandet
När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla,förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter. Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter.
Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig. Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

När hyresförhållandet är slut
Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar
allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna
handlingar och uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?
AB Nynäshamnsbostäder behandlar dina personuppgifter för att administrera kundförhållandet eller för det ändamål du lämnat dina personuppgifter till oss. Personuppgifterna behandlas vidare för att tillhandahålla dig information, tjänster, förmåner samt erbjudanden relaterade till Nynäshamnsbostäders verksamhet.
Härutöver behandlas personuppgifterna för statistiska ändamål av Nynäshamnsbostäder och samarbetspartners. Detta innebär exempelvis att AB Nynäshamnsbostäder behandlar dina personuppgifter för att du ska få relevant information från AB Nynäshamnsbostäder såsom exempelvis kundinformation och erbjudanden etc. AB Nynäshamnsbostäder kommer att bevara de insamlade personuppgifterna under den tid som är nödvändig för att uppfylla ovanstående ändamål. Därefter kommer personuppgifterna raderas eller avidentifieras. AB Nynäshamnsbostäder kommer inte att behandla särskilda kategorier av personuppgifter, såsom ras, etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, hälsa, sexualliv eller sexuell läggning.

Utlämnande av personuppgifter
AB Nynäshamnsbostäder kan komma att inhämta, tillhandahålla eller lämna ut personuppgifter från och till underleverantörer och samarbetspartners, för att utföra till exempel reparationer och underhåll och utföra behandling enligt ovan.
Underleverantörerna som agerar personuppfiftsbiträden har motsvarande skyldigheter gällande behandlingen av personuppgifter som vi på Nynäshamnsbostäder

Behandling av skyddade personuppgifter
Nynäshamnsbostäder ansvar omfattar att ha skriftliga regler och rutiner för hur skyddade personuppgifter hanteras på ett säkert sätt.
Nynäshamnsbostäder säkerställer bland annat att en lämplig säkerhetsnivå finns. Det kan ske exempelvis genom psedonymisering eller sekretessmarkering.

All personal som kommer i kontakt med skyddade personuppgifter får utbildning i de regler och rutiner som gäller för Nynäshamnsbostäders behandling av skyddade personuppgifter.

Vilka rättigheter har du?
Du som kund eller registrerad hos Nynäshamnsbostäder har flera rättigheter som du bör känna till. Du har rätt att kostnadsfritt en gång per år, förutsatt att du har berättigade skäl, begära ett registerutdrag över vilken information som finns registrerad om dig. Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna. Du har rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade. Du har rätten att bli glömd, men radering av personuppgifter kan inte ske om det krävs för att fullgöra avtalet eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat, samt om det baseras på intresseavvägning. Skulle du tycka att det inte finns berättigade skäl eller att intresseavvägningen är felaktig har du rätt att invända mot behandlingen. Du har också rätt att dra in ett samtycke, lämna klagomål om behandlingen till Datainspektionen, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända direktmarknadsföring.

Kameraövervakning
Nynäshamnsbostäder har i dags läget ingen kameraövervakning.

Elektroniska nyckelsystem
Nynäshamnsbostäder använder elektroniska nyckelsystem.
Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att underlätta hanteringen av nycklar för hyresgäster och hyresvärden. Den lagliga grunden är dels att upprätthålla hyresförhållandet så att hyresgästen/registrerade får tillträde till lägenhet och gemensamma utrymmen, dels intresseavvägning.
Behandlingen av personuppgifter i ett elektroniskt nyckelsystem är nödvändig för att hyresgäster ska kunna boka tvättstuga och för att kunna öppna en dörr. I vissa fall kan inpasseringsloggar behöva sparas under en tid för att Nynäshamnsbostäder ska kunna utreda störningar i boendet. I dessa fall är den lagliga grunden att fullgöra en rättslig förpliktelse, dvs. att få störningen/-arna att upphöra.

Passageloggen kan alltså användas för att vidta åtgärder med anledning av störningar i boendet, men inte för att tillvarata hyresgästernas intresse av sundhet, ordning och gott skick inom fastigheten. Det är inte tillåtet att använda elektroniska nyckelsystem för att spåra vem som har smutsat ner i tvättstugan eller för att kontrollera när hyresgäster kommer och går. Passageloggar kan lämnas till polisen.

Insamling av information via vår hemsida
Nynäshamnsbostäder samlar in information när du besöker vår hemsida och loggar din IP-adress, webbläsartyp, webbläsarspråk, ort, datum och tid för besöket och Internetleverantör.
Vår hemsida använder Google Analytics men inga s.k. Cookies.

För att komma i kontakt med oss har du bland annat möjlighet att använda ett kontaktformulär online. Uppgifter du anger i formuläret används för att besvara din kontaktförfrågan. Varje gång vi efterfrågar personlig data för andra syften kommer vi att informera dig om dess insamling och behandling för att du ska kunna avgöra huruvida du vill lämna ditt samtycke för ändamålet eller inte.